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RX para malas reuniones

Cuando le pregunto a la gente qué porcentaje de su tiempo se pierde en las malas reuniones, la respuesta es siempre, siempre… al menos el 50 % y, a menudo, mucho más.

Tiempo de lectura: 4 minutos

En cualquier grupo, en cualquier industria, todo lo que tenemos que hacer es susurrar la palabra ‘reunión‘ para provocar un gemido, ojos en blanco y suspiros. No es de extrañar. Cuando se le pregunta a los trabajadores qué procentaje de su tiempo pierde en las malas reuniones, la respuesta es siempre, siempre… al menos el 50% y, a menudo, mucho más.

No hace falta ser un genio de las matemáticas para saber cuánto le cuesta eso a nuestras organizaciones en pérdida de productividad, compromiso y moral. La gente realmente odia estas reuniones improductivas por buenas razones. A menudo se debe a que la mayoría de las reuniones están mal planificadas y mal facilitadas.

Cuánto cuestan las malas reuniones

Aquí hay dinero real sobre la mesa ¿Cuánto, se podría preguntar? Eso es fácil de estimar. Simplemente sumemos y hagamos un promedio de los salarios en la sala, luego dividamos por 2080 (52 semanas X 40 horas a la semana) para establecer una tarifa por hora promedio y luego multiplique eso por 2 porque tener una reunión cuesta al menos el doble que el costo de las personas en la sala por el tiempo que están allí. Hay tiempo de viaje, el costo de las instalaciones (calefacción/luces, gastos generales, etc.), tiempo de administración, tiempo de preparación, tiempo de seguimiento y productividad desperdiciada. a menos que la reunión cree o agregue valor a los asistentes.

Si el costo de la reunión estuviera representado por billetes de euro reales en un balde a prueba de fuego y se incendiara después de una reunión improductiva y para una productiva, el dinero se ahorrase para algo que valiera la pena para el grupo, de repente se volvería muy real.

La epidemia de ‘reunionitis’

Nos encantan las reuniones CUANDO producen algo útil. Y cuando no lo hacen, deberíamos dejar de ir.  De hecho, hay grandes reuniones e importantes que nunca querríamos perdernos. Hay muchas razones fabulosas por las que las personas deberían tener reuniones, encuentros y mítines. Necesitamos trabajar en red, conectarnos, aprender, colaborar, decidir, discutir, masticar ideas, fusionar ideas, crear equipos, intercambiar ideas y divertirnos juntos, ya sea virtual o en persona.

Tenemos una grave epidemia de reuniones en este país. Sumar las buenas y las malas equivale a muchas reuniones. Es un poco como el calentamiento global: te invade y, antes de que te des cuenta, tu vida es un gran desierto o un tsunami o ambos, quizás al mismo tiempo y en el mismo encuentro.

La epidemia de la reuniónitis continúa creciendo y propagándose. Uno pensaría que es contagioso. Tal vez lo sea. La forma en que se llevan a cabo las reuniones en nuestra organización ES el resultado de las normas y elecciones culturales internas. Estas provienen directamente de la habilidad o falta de habilidad de quienes planifican, dirigen y facilitan las reuniones. Lo transmitimos demostrando cada día cómo hacemos las cosas aquí. Por lo tanto, cada nueva persona que ingresa a nuestro sistema está sujeta a, y generalmente se ajusta a, las mismas normas de reunión que todos los que la rodean. Se convierte en parte de la ‘atmósfera’ cultural que nos afecta a todos día tras día.

Hagámonos la siguiente pregunta, ¿qué ‘virus’ contagioso de reuniones estamos transmitiendo en nuestra organización, comenzando por nuestro equipo? ¿Es sano y productivo o malsano e improductivo?

El correo electrónico no lo arregló. De hecho, el uso excesivo y el abuso del correo electrónico pueden contribuir a malas reuniones. Hoy en día, podemos simplemente ponernos una camiseta, sentarnos frente al ordenador y estar en una reunión con prácticamente cualquier persona, en cualquier lugar y en cualquier momento. Ahora, incluso si estamos viajando, ¡podríamos estar en una llamada que es una reunión! ¿Cómo te funciona eso?

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¿Realmente necesitamos una reunión?

Aquí hay 5 preguntas para responder antes de cualquier reunión.

  1. ¿Por qué estamos teniendo esta reunión? ¿Cuál es el objetivo? ¿Cuáles son los entregables?
  2. ¿De quién es la reunión y quién la dirige?
  3. ¿Qué tipo de reunión necesitamos tener? ¿En persona, por teléfono, virtual, de pie, fuera del sitio, formal, informal…?
  4. ¿Quién debería estar allí? ¿Por qué?
  5. ¿Cuáles son nuestras normas de reunión? ¿Me gustan? Si no, ¿por qué voy a esta reunión y/o qué voy a hacer para cambiarlo?

Si deseamos CURAR la «encuentroitis» en nuestra vida, primero respondamos esas cinco preguntas y luego consideremos un enfoque diferente. Como líder o persona influyente (formal o informalmente), somos administradores de los recursos humanos de nuestra organización; es una parte importante de nuestro trabajo asegurarnos de que nuestro tiempo y el de los demás no se desperdicie. Cuando ocurre, nosotros perdemos y ellos pierden. Ese tiempo y el dinero que realmente costó se ha ido para siempre. No se puede recuperar, reinventar, restaurar. Se fue. Por eso es importante que todos presten atención a la calidad y cantidad de las reuniones.

Tres acciones contra las malas reuniones

La prevención de malas reuniones y la creación deliberada de grandes reuniones ES la responsabilidad del líder de la reunión. Estas son las tres grandes cosas a considerar: Planificación, Agenda y Logística = PAL.

PLANIFICACIÓN:

  • ¿Cuáles son los objetivos y el propósito compartido de esta reunión?
  • ¿Cómo lograremos los objetivos?
  • ¿Quiénes estarán allí y son las personas adecuadas para los objetivos y la agenda?

AGENDA:
Cada punto de la agenda debe tener uno o una combinación de estos tres propósitos: Información – Discusión – Decisión

  • Información: no se debe gastar más del 20% de cualquier reunión en compartir información; hay muchas otras formas más económicas de compartir información además del tiempo de la reunión.
  • Discusión: Esto significa realmente escuchar a los asistentes, obtener sus aportes e ideas. Tengamos un método para hacerlo bien para reunir toda la sabiduría en la sala.
  • Toma de decisiones: Usar las mejores prácticas y tener, o crear, protocolos de toma de decisiones para que se puedan tomar y hacer bien.

LOGÍSTICA:
Esto incluye todas las actividades y técnicas utilizadas para facilitar la dinámica de grupo y el flujo de las reuniones para que nuestro plan y agenda funcionen. Hay una serie de logísticas a considerar: en vivo/virtual/híbrido, conexión antes del contenido, registro y finalización, reglas básicas del grupo/equipo, espacio en persona, uso del tiempo, comida, descansos, actividades, humor, tecnología, etc. No son cosas menores si consideramos cuánto estamos invirtiendo en la reunión.

Comencemos por tomarnos el tiempo para hacernos las cinco preguntas «¿realmente necesitamos una reunión?» y decidamos cómo podemos asegurarnos de que nuestras reuniones sean las que la gente espera y no quiere perderse. Vale la pena evitar la pérdida de muchos recursos valiosos y eliminar los gemidos, los ojos en blanco y los suspiros… y las malas reuniones.

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