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Supuestos del proyecto: qué son y cómo gestionarlos

En este artículo, discutimos los diferentes tipos de supuestos del proyecto y la importancia de monitorearlos y administrarlos como parte de la producción de resultados de proyectos oportunos y de alta calidad.

Tiempo de lectura: 5 minutos

Los gerentes de proyecto tienen una amplia gama de responsabilidades cuando se trata de planificar actividades, presupuestar y asignar los recursos necesarios para completar con éxito un proyecto. Una gran parte de la planificación del proyecto implica hacer conjeturas fundamentadas sobre ciertos aspectos del trabajoo que deben ser precisas y realistas para evitar comprometer la integridad de todo el proyecto. Esto se conoce como suposiciones del proyecto y deben ser monitoreadas de cerca para hacer ajustes rápidos y precisos donde sea necesario.

En este artículo, discutimos los diferentes tipos de supuestos del proyecto y la importancia de monitorearlos y administrarlos como parte de la producción de resultados de proyectos oportunos y de alta calidad.

¿Cuáles son los supuestos del proyecto?

Las suposiciones son creencias basadas en experiencias previas y la información disponible. Los supuestos del proyecto son un aspecto esperado del ciclo de vida del proyecto y agregan un elemento de riesgo porque pueden no ser precisos o no llegar a buen término. Las suposiciones del proyecto que han demostrado ser falsas a menudo se convierten en restricciones y pueden causar reveses o limitaciones importantes en un objetivo.

Ejemplos de supuestos del proyecto

Las conjeturas se hacen comúnmente con respecto a la presupuestación, las restricciones de programación y las limitaciones de recursos y habilidades. Las suposiciones hechas sobre estos factores son circunstancias que se presume que serán ciertas en el futuro, y las estrategias del proyecto se construyen alrededor de ellas. 

Si bien es necesario hacer ciertas suposiciones para planificar las actividades del proyecto, una suposición incorrecta puede desmoronar toda la estrategia a seguir. 

Sin embargo, reconocer y documentar estos supuestos puede ser importante para evaluar el riesgo. Pasar por el proceso de documentarlos puede generar nuevas ideas o movimientos estratégicos que conllevan menos riesgo. Los siguientes son ejemplos de suposiciones que pueden ser necesarias para que un gerente de proyecto haga:

  1. Supuestos de recursos
  2. Supuestos tecnológicos
  3. Supuestos basados ​​en el tiempo
  4. Supuestos de calidad / especificación
  5. Supuestos de costes
  6. Supuestos locales / ambientales

1. Supuestos de recursos

Las asignaciones de recursos se basan en suposiciones de que los recursos necesarios (personas, materiales, fondos) estarán disponibles según sea necesario. Estos supuestos tienen un impacto significativo en el éxito o el fracaso de un proyecto, ya que la asignación de recursos es posiblemente la parte más importante de la planificación y gestión del proyecto

Si ciertos recursos escasean o no están disponibles durante el ciclo de vida del proyecto, los plazos de este, las tareas y posiblemente todo el alcance y el objetivo final del proyecto podrían verse seriamente comprometidos. Igualmente importantes son los niveles de contribuciones de recursos. Incluso si se asignan recursos suficientes, el proyecto aún podría estar en riesgo si las contribuciones de los recursos son insuficientes.

2. Supuestos tecnológicos

Los supuestos basados ​​en la tecnología crean un marco de la infraestructura tecnológica necesaria para cumplir los objetivos del proyecto. Los recursos tecnológicos pueden incluir software, soporte de IT o dispositivos físicos como ordenadores, teléfonos y más. 

La tecnología suele ser interna, pero podría subcontratarse, por lo que es importante ser muy consciente de que la confiabilidad de los recursos subcontratados podría verse afectada por la disponibilidad, las capacidades y las dificultades de procedimiento que podrían ocurrir. La identificación de estas posibles limitaciones permite preparar un plan de contingencia en caso de que alguno de estos problemas ocurra también internamente.

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3. Supuestos basados ​​en el tiempo

Estas limitaciones potenciales, también conocidas como supuestos de programación, a menudo se ven afectadas por la disponibilidad de recursos críticos como tecnología, finanzas y personal. Nuevamente, se recomienda que se tengan contingencias integradas para amortiguar cualquier falta de recursos que pueda afectar significativamente el cronograma del proyecto.

4. Supuestos de calidad / especificación

Los supuestos de calidad pueden afectar el cronograma de un proyecto si falta el estándar de calidad, lo que hace que sea necesario rehacer el trabajo. Las pautas de seguridad también juegan un papel cuando se requiere que el equipo se adhiera a ciertas especificaciones, en las que no hay margen de error y cualquier pequeña divergencia de las especificaciones puede impedir el éxito del proyecto.

5. Supuestos de costes

Las proyecciones de costes son un componente necesario de la planificación del proyecto. Las proyecciones de costes precisas son de vital importancia en la fase de presupuestación. El desarrollo de presupuestos a corto y largo plazo contribuye en gran medida a la creación de contratos, así como también ayuda a mantener el coste total dentro del presupuesto esperado. 

Los costes que generalmente se incluyen en el presupuesto de un proyecto son los salariales para quienes trabajan en el proyecto, así como los salarios de los subcontratistas, el coste de los materiales, el equipo (ya sea equipo nuevo comprado o alquilado o, en algunos casos, la depreciación del equipo existente) y costes indirectos, como alquiler de espacio, servicios públicos, suministros de oficina y otros gastos periféricos.

6. Supuestos de ubicación / medio ambiente

Estos supuestos involucran la ubicación en la que se llevará a cabo el trabajo y las condiciones ambientales en las que se realizará. Un proyecto puede verse afectado negativamente si se confía en suposiciones incorrectas y la ubicación proyectada cambia.

Los supuestos juegan un papel fundamental en el desarrollo de un plan de gestión de riesgos. Como gerente de proyecto, se deben identificar y administrar la mayor cantidad posible de estos supuestos para aumentar la probabilidad de que el proyecto se complete con éxito, a tiempo y dentro del presupuesto.

Cómo gestionar los supuestos del proyecto

Las suposiciones del proyecto deben manejarse hábilmente, ya que son una serie de partes móviles que podrían afectar en gran medida el éxito general del proyecto. Se pueden hacer suposiciones basadas en proyectos anteriores similares, pero deben monitorearse cuidadosamente como riesgos potenciales. Si hay inexactitudes en cualquiera de los supuestos del proyecto, se deben identificar y corregir rápidamente, luego documentarlos y comunicar los cambios a las partes necesarias.

En el peor de los casos, las suposiciones relacionadas con equipos de terceros o miembros del equipo pueden conducir a resultados peligrosos, ya que estas suposiciones infieren un nivel de confianza en las personas y el equipo de que todo funcionará correctamente y el trabajo se completará a tiempo y dentro del plazo. Lo mismo puede decirse del uso de equipos y / o metodologías no probados: si no funcionan como se esperaba, el proyecto puede sufrir un golpe devastador.

Para evitar estos problemas tanto como sea posible, el equipo del proyecto debe comunicar los problemas o inquietudes al gerente de inmediato para que se puedan hacer ajustes y evitar las crisis. Es responsabilidad del gerente del proyecto asegurarse de que las suposiciones u observaciones hechas por el equipo se rectifiquen temprano y se monitoreen durante la duración del proyecto en general para maximizar las posibilidades de un resultado exitoso.

Se producen cambios en las suposiciones del proyecto, ya que son simplemente suposiciones fundamentadas basadas en experiencias previas. Si los costes, recursos u otras proyecciones promedio para el proyecto han cambiado, es importante identificar exactamente dónde y cuándo tuvo lugar el cambio para poder determinar el impacto que tendrá en el éxito del proyecto y ajustarlo según sea necesario.

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