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La necesidad de obtener información en tiempo real

Al teletrabajar, ofrecer y recibir información en tiempo real es vital para mantener el negocio en activo. Descubre cómo hacerlo.

Tiempo de lectura: 6 minutos

La irrupción del coronavirus ha propiciado el teletrabajo en todas aquellas empresas que lo permitan. Esta distancia entre trabajadores y empleadores dificulta, en cierta medida, la comunicación directa. Para las empresas resulta más complicado realizar un seguimiento actualizado del negocio y buscan métodos para obtener información en tiempo real.

La calidad del dato es cada vez más importante y sube un escalafón en las prioridades empresariales a la hora de tomar decisiones. Además, esta información se habrá visto comprometida en función del estado de digitalización en el que se encontrara la empresa a la hora de tener que mandar a su plantilla a casa para trabajar en remoto.

Digitalización e información en tiempo real

No cabe duda de que la digitalización resulta clave para superar el estado de emergencia sanitaria en el que nos encontramos. No todas las empresas están avanzadas en este sentido y, si no se actualizan rápido, quedarán estancadas y les resultará prácticamente imposible poder seguir adelante.

Según los últimos datos obtenidos, la digitalización de las empresas españolas es escasa. De hecho, la inversión en IT en pymes es de apenas un 5%. Además, casi el 60% de los negocios en España no dispone de personal capaz de trabajar en remoto ni en un entorno digital, pero tampoco se esfuerzan por formarlo.

La paralización de la actividad económica debido al Covid-19 ha puesto en evidencia que, a pesar de disponer de la tecnología, pocas empresas son capaces de seguir operativas mediante el teletrabajo. Escasea la formación de personal para trabajar en entornos digitales. Por ello, a pesar de que el Gobierno ya ha dado luz verde para la vuelta al trabajo de ciertos sectores no esenciales, a la actividad económica del país le va a costar bastante recuperarse.

Consejos para construir relaciones sólidas con empleados remotos

Comprobada la importancia de obtener información en tiempo real, llega el momento de seguir una serie de consejos para lograr una comunicación óptima con los teletrabajadores.

1. Celebrar reuniones online más significativas

Programar videollamadas semanales con cada uno de los teletrabajadores ayuda a crear lazos fuertes de unión entre ambas partes. Pero no se deben limitar las videollamadas solo a temas laborales. Al comenzar cada llamada, es importante ponerse al día con la vida personal de los trabajadores remotos. Así, se sentirán un poco más valiosos como miembro del equipo. No es necesario entrar en mucho detalle, solo mantenerse actualizado a un nivel apropiado para la oficina.

2. Mantener una comunicación clara y consistente

Se debe prestar mucha atención a los mensajes instantáneos y correos electrónicos de los teletrabajadores. Llamarán cuando algo sea urgente, pero no deberían tener que esperar 24 horas para obtener respuestas a sus preguntas más comunes.

Ningún líder disfruta con la microgestión, pero los empleados remotos necesitan un nivel adicional de detalle en sus instrucciones. En la oficina, siempre se puede consultar a compañeros o al responsable cada vez que se necesite. En remoto solo se puede enviar un mensaje instantáneo o realizar una llamada, pero dichas acciones son mucho más interruptivas que una consulta en persona.

La comunicación clara de las expectativas es uno de los factores más importantes para una buena gestión. Se recomienda establecer plazos concretos y objetivos medibles.

Lo mismo ocurre con las reuniones en conjunto. Hay que dejar tiempo entre videollamadas para que los colegas se familiaricen con las caras y les permite conocerse un poco mejor.

La Organización Internacional del Trabajo descubrió que el 40% de los trabajadores remotos padecen altos niveles de estrés, en comparación con el 25% de los empleados presenciales. Los teletrabajadores pueden ser más propensos al estrés, pero los gerentes pueden reducir esa ansiedad haciéndoles sentir más como parte del equipo.

3. Sin sobrecargas

Si al empleado se le asigna muy poco trabajo, se sentirán frustrados y poco apreciados. Si, por el contrario, se les sobrecarga terminarán sintiendo desconfianza y crearán interrupciones para abandonar el entorno laboral que hayan creado. La cantidad «justa» de responsabilidades logra que los trabajadores se sientan apoyados y sin agobios.

Hay que consultar con los empleados cuánta comunicación necesitan y, en consecuencia, trabajar unidos para que todo salga adelante en equipo. Algunas empresas usan sistemas de gestión de proyectos para ayudar a los trabajadores remotos a ver lo que está sucediendo. De esa manera, los teletrabajadores no tendrán que hacer tantas preguntas y podrán hacer su trabajo con mínimas interrupciones.

Información en tiempo real: kit de herramientas básico para teletrabajar

La tecnología para comunicarse con colegas y clientes es la base del teletrabajo. Esta tecnología abarca desde cómo compartir el trabajo, pasando por cómo administrar el tiempo y termina con cómo hacer avanzar el negocio.

Hay tantas tecnologías capaces de facilitar el teletrabajo y la información en tiempo real que puede resultar difícil descubrir la más adecuada a las necesidades de la empresa. Por ello, os indicaré algunas de las mejores aplicaciones que encontraréis en la Red.

Trabajar en remoto

Lo primero a tener en cuenta es la comunicación a mantener para obtener información en tiempo real. Preparar con éxito al empleado dependerá de las necesidades tecnológicas de empresa y trabajador:

  • Banda ancha: con una conexión a Internet de alta velocidad, se puede comenzar a trabajar en remoto. Hay que asegurarse que el empleado también cuente con una buena conexión en el hogar.
  • Correo electrónico: incluso en un entorno de trabajo tradicional, el correo electrónico es la columna vertebral de la comunicación moderna. Sin embargo, cuando se trabaja de forma remota, el correo electrónico adquiere una importancia aún mayor. Si bien no es tan atractivo como un chat en tiempo real, es una tecnología de teletrabajo confiable.
  • Teléfono: las llamadas telefónicas han sido durante mucho tiempo la piedra angular del lugar de trabajo. Con los teléfonos inteligentes, empleado y empleador pueden comunicarse a cualquier hora y lugar. Las aplicaciones hacen que el teletrabajo sea aún más conveniente y accesible.
  • Videoconferencias: la videoconferencia es uno de los mejores reemplazos para las reuniones en persona. Y de alguna manera, terminan siendo incluso mejor que las reuniones al uso. Las sólidas herramientas de videoconferencia permiten no solo verse y hablar entre sí, sino también grabar reuniones y compartir presentaciones.
  • Chats y mensajería: no hay que limitarse a realizar llamadas o mandar correos electrónicos. Los comentarios rápidos y las preguntas puntuales resultan más productivas en la mayoría de los casos. Emplear chats y mensajes directos entre los equipos de trabajo favorece la comunicación en tiempo real.

Herramientas de comunicación empresarial

Una vez comprobado que el empleado dispone de la tecnología necesaria para trabajar en remoto, analizamos algunas de las mejores apps empresariales para obtener información en tiempo real.

Gmail u Office 365

Una plataforma de correo electrónico confiable es imprescindible para interactuar con clientes y proveedores. Se trata de tecnología de comunicación universal para intercambiar mensajes.

No lleva mucho tiempo mover la empresa a una plataforma de correo electrónico basada en la nube como Microsoft Office 365 o Google G Suite. A nivel práctico, hacen falta apenas ciertas actualizaciones rápidas en la configuración del dominio de empresa para comenzar a funcionar. Estos servicios de correo electrónico proporcionan aplicaciones como Outlook y Gmail.

Los teletrabajadores también necesitan administrar calendarios en diferentes zonas horarias, enviar y recibir correos electrónicos y verificarlos desde dispositivos móviles. Ambas plataformas de correo electrónico proporcionan conectividad confiable a través de Wi-Fi, LTE y conexiones por cable.

Mixmax

Mixmax es un conjunto de herramientas para mejorar Gmail. El objetivo de este servicio es aumentar la productividad y las ventas de correos electrónicos únicos. Resulta de lo más interesante al trabajar desde casa.

Trabajar desde una ubicación remota puede hacer que uno se sienta algo distante de la oficina. Mixmax te mantiene al tanto de cómo los usuarios gestionan los correos electrónicos y puede ser una herramienta poderosa para acelerar el flujo de trabajo.

Características como el seguimiento de correo electrónico muestran tasas de apertura y clics. Las integraciones de programación significan que los clientes pueden establecer reuniones instantáneamente desde cualquier ordenador. Más allá de revelar el comportamiento del destinatario, Mixmax te ayuda a realizar un seguimiento a intervalos apropiados.

Trello

Trello es una herramienta increíble para obtener información en tiempo real en una variedad de proyectos y tareas. No es tan sofisticado como una aplicación de gestión de proyectos completa, pero es un gran comienzo para cualquier negocio.

Incluso a nivel personal, si trabajas de forma remota, ayuda a mantener tus ideas mejor organizadas.

En lo que respecta a la tecnología de teletrabajo, Trello ofrece una interfaz ordenada y enfocada en organizar grandes cantidades de información. Una vez que mueves tus tareas a Trello, no podrás dejar de usarlo.

Slack

Slack es un centro de colaboración para equipos. Es un lugar de trabajo virtual enfocado a facilitar la comunicación. Funciona como un canal de retorno para las interacciones diarias de la empresa.

Permite organizar conversaciones en canales donde los trabajadores pueden chatear y compartir ideas. Además, Slack ofrece formas novedosas de interactuar, como emojis y GIF en conversaciones más informales. Permite la búsqueda de todas las conversaciones mantenidas, con lo que se elimina la necesidad de buscar correos electrónicos.

Slack es fácilmente accesible en todos los navegadores y teléfonos inteligentes. Opcionalmente, puede agregar una variedad de integraciones para expandir el alcance y la funcionalidad de la plataforma.

Por supuesto, existen más aplicaciones para favorecer la obtención de información en tiempo real entre los equipos remotos. Sin embargo, estas resultan de lo más interesantes.

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